LOI 1901

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COMMISSION FEDERALE DEVELOPPEMENT DES REGIONS

 

 

Information sur la LOI 1901 : Les Registres des Associations

 

Le registre des délibérations

 

Combien de dirigeant(e)s d’association connaissent véritablement leurs obligations et responsabilités quant à la tenue des registres et procès-verbaux de délibérations ?

 

La tenue d’un registre des délibérations, est-ce une obligation légale ? Aucune disposition imposant aux associations d’établir un procès verbal des délibérations de leurs assemblées générales, réunions de conseils d’administration ou de bureau ne sont insérés dans la loi ou le décret de 1901 (loi du 1er juillet 1901, JO du 2 juillet, décret du 16 août 1901). Ainsi, les associations ne sont pas dans l’obligation de tenir un registre des délibérations contenant ces procès-verbaux.

 

Statuts / règlement intérieur

 

Si la loi et le décret de 1901 sont muets sur la question des procès-verbaux, il n’empêche pas moins que les statuts ou le règlement intérieur puissent imposer la rédaction de procès-verbaux. A cet égard, une réponse ministérielle précise : « aucun texte législatif ou réglementaire ne leur impose d’établir et de conserver les procès-verbaux des délibérations de leur assemblée générale et de leur conseil d’administration. Mais les associations sont évidemment tenues en la matière par les stipulations de leurs statuts ou de leur règlement intérieur ».

 

Tenue

 

Il n’existe aucune obligation quant au support matériel de ce registre des procès-verbaux des délibérations. Ainsi, il est autorisé que les procès-verbaux soient rangés dans des classeurs à feuillets mobiles, dès l’instant que ceux-ci sont rangés de façon chronologique, sans blanc, ni rature, ni surcharge. Il est également impératif que ce registre soit coté et paraphé par le président de l’association et conservé au siège de l’association, au minimum pendant toute la durée de la prescription civile de trente ans. Il arrive que les statuts ou les règlements intérieurs des associations indiquent la personne ou l’organe chargé de dresser les procès-verbaux ou de les signer, en attestant ainsi de leur régularité. Dans pareille situation, le non-respect des statuts peut se traduire par l’irrégularité des procès-verbaux. A noter, qu’en cas d’empêchement de l’un des signataires, un autre membre pourra être mandaté pour le remplacer. Enfin, même si les statuts ne le précisent pas, il est souvent préférable, afin que ces documents soient identifiés, que les procès-verbaux soient signés par le président ou par un ou deux membres du conseil d’administration.

 

Contenu

 

Toutes les délibérations des assemblées générales, du conseil d’administration et du bureau sont consignées dans ce registre sous forme de procès-verbaux. Un objectif : apporter la preuve de la régularité de la réunion de ces organes et des délibérations.

Plus le procès-verbal est détaillé, mieux il répondra à sa finalité. Il soit contenir les renseignements suivants :

nom de l’association ;

 

 

 

 

nom de l’organe appelé à délibérer : assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, conseil d’administration, bureau, commission, etc. ;

lieu de la réunion, date et heure ;

mode de convocation et date d’envoi de la convocation ;

indication des membres présents, et si le vote par procuration est admis, des membres représentés ainsi que de leur mandataires ;

nom du président(e) de séance et du bureau de l’assemblée ;

résumé des débats et interventions ;

texte des résolutions soumises au vote ;

résultat du vote faisant apparaître les votes positifs, négatifs, les abstentions, les bulletins blancs ou nuls ;

heure de clôture de la séance ;

nom et qualité des personnes signant le procès-verbal.

 

Sanction

 

Aucune sanction légale n’est prévue en cas de non réalisation des procès-verbaux des délibérations, des organes de l’association et de non-tenue d’un registre spécial. En cas d’absence de tout document, une association n’est pas en mesure d’apporter la preuve de la régularité des ses assemblées et décisions. Or, dans la pratique, les dirigeant(e)s d’association ont l’obligation de démontrer par tout moyen, à défaut de procès-verbal clairement réalisé, qu’ils ont remplis leurs obligations en produisant, par exemple, le matériel de vote, des témoignages et attestations. Un formalisme minimum n’est jamais nuisible, bien au contraire, il peut éviter l’annulation de décisions prises lors des assemblées générales.

 

Le registre spécial des associations

 

Registres, rapports, procès-verbaux, délégations de pouvoirs… L’écrit, qu’il résulte d’une obligation légale ou qu’il soit l’outil d’une gestion saine, occupe une place importante au sein des associations. Il assure, notamment, une plus grande transparence dans l’utilisation des fonds alloués et dans le partage des responsabilités.

 

Les dirigeant(e)s d’associations connaissent-ils vraiment leurs obligations et responsabilités quant à la tenue du registre spécial ? Cette « paperasse inutile », selon certains, constitue une obligation légale. En effet, les associations simplement déclarées ou reconnues d’utilité publique, quels que soient leurs objets, ont l’obligation de tenir un registre spécial pendant toute la durée de l’association (Loi du 1er juillet 1901, JO du 2, article 5, décret du 16 août 1901, article 6).

 

Tenue

 

Il permet aux autorités administratives ou judiciaires de réaliser des contrôles. Le registre doit leur être présenté chaque fois qu’elles en font la demande, sans déplacement au siège social. Pour principe, le registre est composé de feuillets reliés de façon indissociable. Il peut s’agir d’un simple cahier broché. Le registre doit avoir une pleine valeur probante et sa forme ne doit pas permettre une substitution de document. Toujours pour des raisons de preuve, les mentions doivent être inscrites dans l’ordre chronologique, sans blanc, ni rature, ni surcharge. Chaque feuillet du registre doit être coté et paraphé par la personne ayant reçu une habilitation pour représenter l’association. Il s’agit généralement du président(e) de l’association.

 

 

 

 

 

 

 

Contenu

 

Les changements intervenus dans l’administration de l’association et les modifications opérées sur les statuts doivent, en plus de faire l’objet d’une déclaration à la préfecture ou à la sous-préfecture du siège social de l’association, être obligatoirement mentionnés sur le registre spécial. Doivent, par exemple, être consignés, les nouveaux établissements créés, les changements de membres du conseil d’administration, etc.

 

Sanctions

 

En cas d’absence de tenue du registre spécial, les délibérations des organes de l’association ne sont pas pour autant frappées de nullité et elles restent opposables aux membres. En outre, en cas de tenue irrégulière du registre, les mentions qui y sont inscrites conservent leur force probante jusqu’à preuve du contraire. En revanche, des sanctions s’appliquent :

 

sanction civile : il s’agit de la dissolution judiciaire de l’association pouvant être demandée par toute personne intéressée ou par le ministère public. Un cas rare.

 

sanction pénale : toute association qui ne possède pas de registre spécial ou qui tient ce registre de manière irrégulière ou incomplète ou qui refuse de le produire aux autorités administratives et judiciaires s’expose à une amende pouvant s’élever jusqu’à 1.500 Euros. Cette somme peut être doublée en cas de récidive.

 

sanction administrative : l’absence de déclaration des changements d’administrateurs ou des modifications statutaires à la préfecture pourrait justifier la suppression des subventions octroyées par les collectivités publiques. Vigilance donc !

 

 

Va-t-on vers une suppression du registre spécial ?

 

Dans une question écrite adressée au Ministre de l’Education Nationale, de la Jeunesse et de la Vie Associative, la députée des Alpes Maritimes, Muriel Marland-Militello, se pose la question de l’utilité du registre spécial. Elle souhaiterait savoir s’il ne serait pas envisageable de « supprimer l’obligation qui pèse sur les associations de tenir un registre spécial » ?

 

Dans son argumentation en faveur du maintien du registre spécial, le Ministre reste fidèle aux objectifs qui étaient assignés à ce registre lors de la publication de la loi de 1901 : un outil de transparence dans le fonctionnement de l’association et un outil de sécurité juridique des actes de l’organisme. En effet, le Ministre rappelle que le registre spécial est un outil permettant de « prendre connaissance de suivi des événements statutaires de l’association dans le temps ».

Sur ce point, Muriel Marland-Militello a déposé un amendement lors de l’examen de la proposition de loi relative à la simplification du droit et à l’allègement des démarches administratives qui sera examiné prochainement. Elle soulève que l’intérêt pratique consistant à obliger les associations à tenir un registre spécial est « extrêmement faible ». Cette obligation « fait peser des lourdeurs sur la vie associative ».

 

Seul l’avenir dira si le registre spécial survivra.

 

Sources : Associathèque

Réponse ministérielle du 27/09/2011

Amendement déposé par M. Marland-Militello du 27/09/2011

Proposition de loi relative à la simplification du droit et à l’allègement des démarches adm.